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1、原来excel 数据有效性可以这样用：Excel数据有效性——让你的数据格式不再出问题

想必收集过数据的朋友都遇到过这种头痛的情况，把表格发下去，让同事自己填写资料，收集回来的，各种数据格式五花八门，根本不能使用，如下图所示。像其中的日期格式不规范，如果我不说，大家还没注意到，有几位的身份证号码少填了一位数。

《员工信息表》

只有使用【数据】选项卡下的“有效性”命令，才能避免这些问题发生，有效性命令它的原理是通过各种限制条件来避免这些问题发生。

一、限制输入的内容

如上图《员工信息表》中的性别这一列，就出现了“男、男性、女、女性”，这四种情况，如果我现在要根据性别来做一个筛选，你说这种情况怎么办？只有在下发表格之前，我们就要做好限制，只能让他们输入我们指定的内容。

操作方法：以上面这幅图为例，选中性别这一列，然后选择【数据】选项卡，选择有效性命令

允许(A):这里选择序列，来源(S):这里输入“男、逗号（英文）女”

二、限制输入内容长度

上面说过，有些人的身份证号少了一位，不知道你们有没有看出来，像这种位数比较长的数据，肉眼很难一眼出看来，这个时候，用“有效性”命令就能够判断出身份证号码够不够18位。

操作方法：前面几步与上面相同，在允许(A):这里选择文本长度，数据(D):这里选择等于，数值(V):这里输入18（我们的身份证号码就是18位）

因为这个是同事填好再发给我们的，身份证号码不像性别那样，一看可以看出时候少写了位数，所以，我们在设置好有效性以后，通过圈释无效数据(I)才能得知那些数据不合格。

如果在一开始，就设置好有效性，那么不符合规则的数据，就根本没法输入进去。

三、限制输入内容的区间

对时间不敏感的同事，在写入职时间时就很容易出错，这个时候，我们就要建立一个时间区间——从建厂日到今天。

操作方法：前面几步与上面相同，在允许(A):这里选择日期，数据(D):这里选择介于，开始日期(S)：就写建厂日期，结束日期(N):就写今天。

细心的朋友会发现，我还设置了输入信息、和出错警告。先设置输入信息，是为了告诉填写表格的人，按指定的格式填写日期，防止日期格式错误，错误警告是告诉同事，日期你写错了，防止别人不知道错在哪里。

四、制作下拉列表

制作下拉列表就前面操作过了，这里就不再重复操作了，但是我想问问你们，制作下拉列表除了可以防止输入错误，还可以做什么？在企业中有一些信息是基本上不怎么变动的，例如性别、部门、在登记信息时，这些重复性的数据，难道你要一个个去打字吗？这样工作效率反而不高，正确的做法是，将性别这一列、部门这一列统统给做成下拉列表，从而提高工作效率。

2、原来excel 数据有效性可以这样用，巧用Excel数据有效性实现6个数据规范效果

在使用Excel过程中，我们经常抱怨手头上的表格数据太不规范，处理起来简直把人累垮。比如一张学历调查表中，在最高学历一栏中，有人写“大学本科”，有人写“本科”，有人写“专科”，有人写“大专”，诸如此类的数据录入问题比比皆是。今天道恩就和大家介绍一下，如何利用数据有效性解决数据规范化的这些问题。

说明：在Excel2013版以前，数据有效性称之为“数据验证”，这里我们的操作基于2016版。

01 创建下拉列表

利用数据有效性这个功能，我们可以在表格中对指定区域创建有效性下拉列表。比如我们要在销售地区这一列里创建一个下拉列表，销售地区包括：北京，上海，广州，深圳，杭州和南京。

第一种操作：数据有效性设置来源直接输入用英文状态下的逗号隔开的文本

第二种操作：来源里直接引用单元格区域

第三种操作：利用名称定义，引用名称，这种操作方式可以跨表引用区域，也可以用来处理引用的序列不在同一行或同一列的问题。

因为数据验证的来源必须是对单一行或单一列的引用，如果引用的序列不在同一行同一列，可以先对第一列的序列定义名称后进行数据验证设置

然后编辑名称，更改里面的引用位置，下拉列表即可出现所有的序列。

02 限制数据输入范围

比如我们在销售日期这一列需要对日期范围进行限制：2018-1-1至2018-12-31。设置好后，如果我们输入这个范围外的日期，就会弹出一个提示框：“此值与此单元格定义的数据验证限制不匹配。”

03 防止重复输入

我们可以结合COUNTIF函数进行设置。比如我们要防止订单编号录入出现重复，进行数据验证自定义设置，输入公式：=COUNTIF($C:$C,$C1)=1

04 限制单元格输入的数据类型

有时候我们在某些特定的表格区域内只允许输入数值或者文本，如果只能输入文本的，结合ISTEXT函数进行自定义，检测输入的内容是否为文本，是的话返回TRUE，否则返回FALSE。如果只能输入数值，可结合函数ISNUMBER。

比如我们销量列里只允许输入数值，进行数据验证自定义设置，输入公式：

=ISNUMBER(D2)=TRUE

05 给单元格加上注释内容

给单元格添加注释，可以直接插入批注，这里我们利用数据有效性的“输入信息”设置给单元格加上注释，这样当我们在单元格内输入数据时，就会出现提示信息。

06 对数据进行条件限制

利用数据有效性的自定义设置，我们也可以对输入数据进行特定条件限制。比如我们在产品类型里面，只允许输入以电器、家具这两种产品名称。我们在数据验证自定义设置里输入公式：=OR(D2="家具"，D2="电器")

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