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1、行政接待管理制度与表单：商务接待、客户接待、涉外接待

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01 商务接待管理制度

02 商务接待管理表单

03 客户接待管理制度

04 客户接待管理表单

05 涉外接待管理制度

06 涉外接待管理表单

行政部

商务接待管理制度

商务接待管理制度

第1章 总则

第1条 目的

为使公司的商务接待工作规范有序地进行，塑造统一良好的企业对外形象，合理控制接待费用，特制定本制度。

第2条 适用范围

本制度适用于公司所有的商务接待活动，包括公司及所属各部门经营管理所必须的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排工作。

第3条 管理职责

1．公司行政部是公司商务接待的主管部门，负责协调公司的商务接待活动。

2．公司其他职能部门的商务接待活动，由所在部门自行承办，行政部予以必要的协助。

第2章 商务接待准备工作

第4条 了解接待对象

接待人员应事先了解接待对象的具体情况，如下表所示。

第5条 确定接待规格

接待人员应根据接待对象情况，确定接待规格，明确接待工作的具体标准。接待规格一般分为高格接待、对等接待、低格接待三种形式，如下表所示。

第6条 制订接待计划

接待人员需提前制订接待计划，提出接待意见，明确接待协助部门、人员、规格、方式、日程安排、和费用预算，并报请上级主管审批。

第3章 商务接待的具体实施

第7条 迎接安排

接待人员应根据来宾的身份、人数、性别预订招待所或宾馆，安排好用餐标准、进餐方式、时间和地点，并按抵达时间派人派车迎接。

第8条 看望、商议日程

来宾到达后，接待人员应根据计划安排其入住预订的招待所，并安排公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解其来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。

第9条 接待地点与陪同人员选择

有关部门应根据接待类型选择接待地点与陪同人员，具体如下表所示。

第10条 用餐标准

商务接待过程中，需要用餐时应遵循规范、节约的原则。具体用餐标准要求参照公司《招待用餐管理制度》。

第11条 住宿标准

凡安排住宿人员，原则上在本公司所属宾馆或招待所订房，特殊情况可在其他宾馆订房。住宿标准如下表所示。

第12条 交通及车辆安排

对于需要公司派车接送的商务接待活动，需提前制订用车计划，由行政部车辆主管进行调配。按照以下顺序安排车辆。

1．经常性商务接待，由行政部调拨一般性公务车辆接送。

2．重点业务往来单位和特殊客人由公司专门的迎宾车辆接送。

3．如果需要接送的人员过多，可通过出租车公司租赁中巴车接送。

第13条 参观旅游安排

公司商务接待过程中，原则上不安排旅游活动，特殊情况下经总经理批准后方可执行。商务接待过程中，需要参观公司的可以在合适的时间安排专人陪同参观，参观之后请参观者留下宝贵意见。但要注意，公司核心工作区不在开放参观之列，特殊情况需经总经理批准。

第14条 迎送安排

根据来宾意见，公司为来宾预订车、船、机票，协助来宾结算食宿账目，分别送行，派人派车送至车站、码头或机场，并对初次到来的来宾赠送纪念品。

第4章 附则

第15条 本制度由公司行政部负责制定，修改亦同。

第16条 本制度自下发之日起执行。

商务接待管理表单

行政部

客户接待管理制度

客户接待管理制度

第1章 总则

第1条 目的

为规范客户接待工作，提高接待水平，树立公司的良好形象，健全公司接待管理机制，特制定本制度。

第2条 适用范围

本制度适用于公司所有类别的客户接待工作。

第3条 客户接待分类标准

1．A类：公司贵客，指对公司高层的重要客户的接待。

2．B类：贵宾接待，指对公司重要客户的接待。

3．C类：业务接待，指对营销客户的接待。

4．D类：普通接待，指对一般客户的接待。

第4条 接待原则

公司所有的客户接待工作应遵循“热情、周到、规范、节约”的原则。

第2章 客户接待要求

第5条 客户接待人员要求

1．接待人员应明确掌握公司的基本情况。

2．接待人员应对来访事项所涉及的公司业务有较深入的了解。

3．接待人员须具备良好的应变能力以及语言表达能力。

4．接待人员应着装整洁，热情周到，举止文明，诚恳耐心。

第6条 客户接待场所管理

1．公司设置休闲厅和洽谈室作为日常接待的专用场所。

2．必须保持接待场所整洁，茶叶、一次性水杯等常用物品须摆放在固定区域并随时注意添加。

第7条 接待费用控制

1．根据客户的分类以相应的接待标准安排接待，具体如下表所示。

2．接待费用的使用应遵循勤俭节约、效能优先的原则。

3．接待人员在完成招待任务之后应及时（_____小时之内）凭接待费用的正式发票到财务部办理报销手续。

第3章 客户接待流程

第8条 未预约客户到访后，前台接待人员应热情迎接，问清客户来访目的，填写“客户来访接待记录表”，并立即电话通知有关部门，准备接待的相关事宜。

第9条 在预约来访时，相关人员应及时发放“客户接待通知”，通知前台接待人员与相关部门人员，做好接待的准备工作。

第10条 对预约客户的来访，应事先掌握来访时间、来访目的、来访人员情况等信息，安排好接待场地、餐饮住宿、交通车辆、返程票预订等相关事宜，确定接待人员和业务洽谈人员，准备好所需的业务资料。

第11条 客户到达后，将其引领至安排好的接待场所，按照既定的接待规格实施接待。

第12条 接待过程中，应注意避免影响正常的生产经营秩序，并注意遵守公司的保密制度。

第13条 客户访问结束离开时，应安排人员到站台或公司门口送客。

第14条 将客户送走后预计客人返程到达的时间，询问客户的到达情况。

第15条 接待工作结束后，整理相关票据，统计、报销接待费用。

第4章 接待工作注意事项

第16条 相关部门需要主动邀请客户来访时，应填写“接待申请表”，报总经理批准后，向对方发出正式邀请。

第17条 在与客户洽谈过程中，如果遇到超出自身权限范围的事项，须及时向上级请示。

第18条 在办公室接待客户过程中需要离开时，应将文件、资料以及其他贵重物品放好，以免泄密或丢失。

第19条 接待过程中，不得收受客户礼物红包，确实无法拒绝时，应上交公司由行政部妥善处理。

第20条 客户离开时，应提醒或帮助其检查是否遗忘物品。

第21条 行政部负责将所有来访客户的联系方式、需求情况等相关资料及接待情况进行记录，并整理成册，存档保管。

第5章 附则

第22条 本制度由公司行政部负责制定，修改亦同。

第23条 本制度自下发之日起执行。

客户接待管理表单

行政部

涉外接待管理制度

涉外接待管理制度

第1章 总则

第1条 目的

为规范公司的涉外接待工作，提高涉外接待水平，塑造统一良好的企业对外形象，健全公司接待管理机制，特制定本制度。

第2条 适用范围

本制度适用于公司所有的涉外接待的准备、会见与宴请管理工作。

第3条 管理职责

1．原则上，涉外接待需由公司总经理或其他高级管理人员亲自参与接待。

2．具体接待事宜由行政部配合相关部门进行协调安排。

第4条 接待原则

1．认真负责，热情周到。

2．不卑不亢，言行得体。

3．严守机密，规范节约。

第2章 涉外接待准备工作

第5条 了解来访情况

接待人员应提前掌握来访外宾的基本情况及抵达的时间、地点等相关信息。

第6条 制定接待方案

接待人员应根据来访者的目的、规格及兴趣、意愿等安排参观项目，确定活动内容，拟订接待方案，报请总经理批准。

第7条 做好接待准备

1．制定详细的日程安排。

2．安排参观、考察的地点和路线。

3．安排交通车辆以及陪同人员。

4．根据来访者意图准备相应的外文版文字资料。

5．在公司内设置必要的外文版警示标志，必要时可悬挂两国国旗。

6．明确宴请标准与席位安排。

7．安排必要的文娱活动。

8．准备赠送的纪念品。

第3章 会见和宴请

第8条 礼节性会见的时间一般以30分钟左右为宜。

第9条 会见地点应选择在会客室，会见场所内应有双语对照的欢迎标牌或横幅。

第10条 宴请应根据具体情况，分别采用宴会、茶会、工作餐等形式，在事先安排好的涉外饭店或旅馆内进行。

第11条 宴请时间一般不宜超过90分钟，我方陪同人数应少于外方。

第4章 涉外接待注意事项

第12条 涉外接待工作直接受总经理领导，一切事宜均须事先向总经理请示。

第13条 在涉外接待过程中，应尊重来宾的生活习惯，切忌将中国的习惯以及观念强加给来宾。

第14条 接待人员应遵守公司保密制度，严守公司机密。

第15条 外宾接待标准按照内宾相当标准接待，特殊情况须由公司总经理核准。

第16条 赠送纪念品应本着合理节约的原则，依据对方国家的风俗习惯，选择既有纪念意义，又有地方特色，适宜对外宣传，便于携带的物品，切忌盲目选择贵重的物品。

第17条 加强接待过程中的安全保卫工作，确保外宾的安全。

第5章 附则

第18条 本制度由公司行政部负责制定，修改亦同。

第19条 本制度自下发之日起执行。

涉外接待管理表单

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2、接待规格分为哪三种

3、接待来访团体的规格有哪些？

  (1)高规格接待。即主要陪同人员比主要来宾的职位要高的接待。如一公司副总经理接待上级单位派来了解情况的工作人员，或接待一位重要客户，而这客户的职位不过是某公司部门经理。高规格接待表明对被接待一方的重视和友好。
  
  (2)对等接待。即主要陪同人员与主要来宾的职位相当的接待。这是最常用的接待规格。(3)低规格接待。即主要陪同人员比主要来宾的职位要低的接待。这种接待规格常用于基层单位，比如某部领导到下属企业视察，其企业的最高领导的职位也不会高于部领导，这就属于低规格接待。

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